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Qual é o prazo para guardar os documentos da sua empresa?

terça-feira, fevereiro 23rd, 2021

Uma das ações mais comuns e que os empresários precisam ter atenção para não terem prejuízos no futuro é a organização dos documentos é. Por isso, é importante saber por quanto tempo se deve guardar cada registro.

Os principais documentos que devem ser guardados pelas empresas são os relativos aos tributos, como guias de recolhimento, notas fiscais, documentos contábeis, livros fiscais e declarações entregues ao Fisco; bem como os comprovantes trabalhistas, a exemplo dos contratos de trabalho, livro ou ficha de registro e recibos de salários.

Geralmente, o período médio de guarda é de cinco anos.

No entanto, em alguns casos é necessário armazenar os documentos trabalhistas por dez anos – como a folha de pagamento e o registro eletrônico –, além da recomendação de se arquivar os documentos relativos ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) por 30 anos.

Vale lembrar que há situações em que o empresário deva guardar as comprovações por prazo indeterminado, como o contrato de trabalho e o livro de empregados, por razão da concessão de benefícios previdenciários. Porém, vale lembrar que a guarda desse tipo de documento não será mais necessária para as empresas que já estão obrigadas a enviar informações ao eSocial.

Caso a empresa perca ou não armazene os documentos no período estabelecido, ela corre o risco de recolher novamente um tributo ou até ser multada por não apresentar o comprovante à fiscalização. Além disso, a ausência de determinados documentos pode dificultar a defesa em alguma fiscalização ou processo judicial, seja fiscal ou trabalhista.

Prazo para guardar documentos

Veja abaixo alguns exemplos de prazo previstos para guardar cada tipo de documento:

Tributário:

Prazo: 5 anos
– Imposto de Renda (IR)
– Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL)
– Programa de Integração Social (PIS)
– Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (Cofins)
– Simples Nacional
– Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamentos
– Livros fiscais e contábeis
– Sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil
– Declarações: DIPJ, DCTF, Dirf
– Declaração de Ajuste Anual – declaração e comprovantes de lançamentos

Trabalhista e Previdenciário:

Prazo: 30 anos
– Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS)
– Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP)
– Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social (GRFC)
Prazo: 10 anos
– Folha de pagamento
– Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários
Prazo: 5 anos
– Contribuição previdenciária (GPS)
– Contribuição sindical (GRCSU)
– Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13º salário e controle de ponto
– Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged)
– Relação Anual de Informações Sociais (Rais)
Prazo: 2 anos
– Termo de rescisão do contrato de trabalho, pedido de demissão e aviso-prévio
Prazo: Indeterminado
– Contrato de Trabalho
– Livro ou ficha de registro de empregado

Guarda de documentos na nuvem

Atualmente, as empresas podem armazenar e encontrar seus documentos com mais facilidade, visto que é possível escanear e organizar os comprovantes em arquivos digitais, seja em mídias físicas – pendrives e HDs externos –, e em plataformas de armazenamento na nuvem.ass

Os livros e os documentos fiscais podem ser armazenados em meio eletrônico, ótico ou equivalente, tendo o mesmo valor probatório do original para fins de prova em procedimentos de fiscalização.

Contudo, é importante que o empresário tenha uma assessoria contábil especializada que assegure a guarda dos arquivos digitais durante um período, mantendo uma cópia de segurança e consultando o entendimento dos fiscos estadual e municipal antes de destruir os documentos físicos.

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Contabilidade para Startups! Como ela ajuda?

segunda-feira, fevereiro 15th, 2021

Você já parou para pensar sobre como funciona a contabilidade para startups e de que modo ela ajuda na gestão e planejamento desse tipo de negócio?

Com uma realidade totalmente diferente das empresas “tradicionais”, as startups precisam buscar prestadores de serviços alinhados ao perfil e aos objetivos próprios.

No artigo de hoje, nosso tema é justamente esse. Abordamos o funcionamento da contabilidade para startups e como uma boa prática auxilia a corporação a crescer de forma orgânica e sustentável. Confira!

Como funciona a contabilidade para startups?

A contabilidade para startups segue as diretrizes básicas que qualquer contador pode oferecer.

Entretanto, seu diferencial em relação à contabilidade tradicional é que os objetivos da assessoria estão alinhados ao perfil da empresa.

O que isso significa?

Significa que a assessoria contábil atuante neste segmento tem profissionais com experiência e expertise para disponibilizar as melhores soluções no que tange a temas como adequação tributária e definição do regime fiscal da organização.

Além disso, a Contabilidade ainda conta com conhecimento e experiência suficientes para lidar com questões relacionadas ao aporte de investimentos. Como se não bastasse, ainda avalia de que maneira estes aportes podem ser tratados estrategicamente dentro da gestão contábil corporativa.

Qual a importância da assessoria contábil?

É bem comum que na criação de uma nova startup o foco exclusivo no MVP (produto minimamente viável) conforme planejado, deixando de lado partes administrativas e burocráticas importantes para maior escalabilidade do negócio.

Quando uma startup inicia sua jornada acompanhada de uma assessoria contábil de qualidade, as chances de sucesso são maiores, pois é possível alinhar a execução efetiva dos pontos definidos no business plan, com a análise de viabilidade por meio de controles contábeis e financeiros, que são determinantes para um controle enxuto do capital de giro, fluxo de caixa, orçamento empresarial, preço final do produto, rentabilidade e até a sonhada lucratividade.

Quais são os regimes tributários que a empresa pode adotar?

Embora as startups representem um modelo de negócio novo e que se distingue das empresas tradicionais, ainda não existe uma legislação contábil específica para esse tipo de empresa. Por isso, o escritório de contabilidade deve analisar de maneira criteriosa todas as operações e atividades desenvolvidas, para assim indicar o modelo tributário mais benéfico para a empresa e que esteja alinhado com os objetivos dos sócios.

A escolha do regime de tributação é uma etapa importante para qualquer organização que entra no mercado e começa a fazer negócios. Como não há uma legislação específica, a empresa precisa se enquadrar em um dos regimes fiscais existentes: Lucro Real, Lucro Presumido ou Simples Nacional.

Neste momento, é importante estar assessorado por uma contabilidade especializada na criação de um planejamento tributário, que não só evita o recolhimento de impostos desnecessários, reduz o risco de multas e outros problemas com o fisco, como também desenha a forma de tributação ideal para que o negócio prospere.

É também a delimitação do regime de tributação que define quais serão os impostos e obrigações tributárias da startup.

Como a contabilidade pode ajudar na captação de novos investimentos?

Com o sucesso das startups que conseguiram uma excelente posição nas suas fatias de mercado, cada vez mais surgem novos empreendedores que utilizam a tecnologia para sanar problemas que ninguém resolveu ainda.

É comum que estas empresas busquem investimentos para escalar o negócio, e para tal uma boa opção são os investidores anjos, que são pessoas que ficam atentas no surgimento de um novo negócio em potencial para que possam investir seu capital.

Como qualquer investidor, o “Anjo”, espera que seu investimento seja rentável e para ter uma segurança ele analisa se plano de negócios da startup apresenta um negócio viável tanto na perspectiva empresarial ou financeira.

É neste momento que a Lafs é essencial, pois será criado os planejamentos estratégico, financeiro e tributário, que se bem feitos demonstraram a organização da gestão e principalmente o plano de ação da empresa.

Qual a importância de um planejamento tributário e financeiro para startups?

O escritório de contabilidade é uma das principais engrenagens na criação de um novo projeto, com análises técnicas e disponibilização de relatórios vitais para tomada de decisões com segurança.

É unindo esta expertise com a inovação que surge o planejamento tributário, como uma ferramenta imprescindível no processo de gestão do negócio.
Esse estudo permite a avaliação da realidade do negócio, do seu plano para o futuro, dos custos e tributos atrelados e de que modo a empresa pode crescer de maneira saudável e em consonância com a legislação.

Desta forma, o escritório de contabilidade auxilia o empreendedor a encontrar as melhores soluções, investimentos, programas de incentivo e facilitadores que desempenham um papel determinante no sucesso financeiro da startup.

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