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A LGPD E O IMPACTO NAS EMPRESAS!

terça-feira, fevereiro 23rd, 2021

A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) se tornará legalmente aplicável no Brasil. Ela surgiu da preocupação atual de manter informações pessoais em sigilo, o que gera implicações para o trabalho de várias empresas, inclusive no setor contábil. Por isso, é fundamental aprender sobre o impacto da LGPD nos escritórios de contabilidade.

Ao acompanhar o movimento contábil de uma empresa, o contador processa dados pessoais diariamente e, portanto, também deve cumprir a LGPD.

Dessa forma, neste artigo, vamos abordar os principais pontos nos quais a lei de proteção de dados afeta os contadores em seu trabalho
diário. Acompanhe a seguir.

O que é dado pessoal?

Segundo a LGPD, dado pessoal é qualquer informação relacionada à pessoa natural identificada ou identificável, como nome, endereço, data de nascimento, origem racial, opinião política, dados genéticos.

Com os recentes avanços tecnológicos, também entram nessa lista informações como e-mails, endereços de IP, dados de localização, identificadores de cookies, entre outros.

Nesse contexto, o objetivo da Lei é atualizar os padrões de proteção de dados. Assim, garantindo que todos os cidadãos brasileiros sejam protegidos adequadamente contra violações de privacidade.

A legislação se aplica a todas as empresas que coletam, armazenam e processam dados, seja na forma física ou digital.

No caso de um escritório contábil, ele processa não apenas dados pessoais de seus clientes, como também de seus funcionários.

O que muda com a LGPD nas empresas e escritórios de contabilidade?

A LGPD nos escritórios de contabilidade exigirá a implementação de mecanismos internos e sistemas de controle para garantir a conformidade com a legislação. Também será preciso gerar evidências documentais para provar que o sistema funciona para um auditor interno e externo.

A empresa terá de seguir uma política de proteção dos dados e todo o pessoal precisará de treinamento (adequado ao seu papel) para garantir que eles entendam esses procedimentos.

A importância de satisfazer todos os princípios da LGPD para a sua empresa

Portanto, com essa Lei, antes de poder processar qualquer dado, sua organização deve satisfazer todos os princípios da LGPD. É preciso provar o consentimento do cliente para que você possa reter, registrar e armazenar seus dados pessoais e que você tem infraestrutura para manter a segurança de tais informações.

Nesse processo, uma certificação na ISO 27001 auxilia a padronizar os processos contábeis a fim de garantir a total segurança da informação.

Como se adaptar à LGPD?

Primeiramente, é preciso documentar os tipos de dados pessoais que você possui, identificando a sua origem, como são armazenados (por exemplo, qual software é usado), como são processados, com quem são compartilhados e por quanto tempo são mantidos. Em seguida é necessário confirmar a legalidade da retenção de cada dado.

Pesquise também a conformidade dos vários fornecedores de software que seu escritório utiliza. Descubra o que eles estão fazendo com os dados dos seus clientes e quais são suas políticas, principalmente aqueles com armazenamento de documentos em nuvem.

Finalmente, desenvolva uma política interna detalhada de proteção desses dados, definindo os responsáveis por manter os registros de acordo com a LGPD, como obter consentimento de seus clientes, avisos sobre privacidade, o que fazer diante de uma violação de segurança, entre outros pontos.

A LGPD nos escritórios de contabilidade trará desafios e oportunidades. Em caso de dúvida nessa implantação, é fundamental procurar aconselhamento jurídico. Ao contar com especialistas em privacidade, implementar procedimentos de segurança da informação e adotar uma boa política de proteção de dados, é possível atender a norma e se manter competitivo no mercado.

Qual é o prazo para guardar os documentos da sua empresa?

terça-feira, fevereiro 23rd, 2021

Uma das ações mais comuns e que os empresários precisam ter atenção para não terem prejuízos no futuro é a organização dos documentos é. Por isso, é importante saber por quanto tempo se deve guardar cada registro.

Os principais documentos que devem ser guardados pelas empresas são os relativos aos tributos, como guias de recolhimento, notas fiscais, documentos contábeis, livros fiscais e declarações entregues ao Fisco; bem como os comprovantes trabalhistas, a exemplo dos contratos de trabalho, livro ou ficha de registro e recibos de salários.

Geralmente, o período médio de guarda é de cinco anos.

No entanto, em alguns casos é necessário armazenar os documentos trabalhistas por dez anos – como a folha de pagamento e o registro eletrônico –, além da recomendação de se arquivar os documentos relativos ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) por 30 anos.

Vale lembrar que há situações em que o empresário deva guardar as comprovações por prazo indeterminado, como o contrato de trabalho e o livro de empregados, por razão da concessão de benefícios previdenciários. Porém, vale lembrar que a guarda desse tipo de documento não será mais necessária para as empresas que já estão obrigadas a enviar informações ao eSocial.

Caso a empresa perca ou não armazene os documentos no período estabelecido, ela corre o risco de recolher novamente um tributo ou até ser multada por não apresentar o comprovante à fiscalização. Além disso, a ausência de determinados documentos pode dificultar a defesa em alguma fiscalização ou processo judicial, seja fiscal ou trabalhista.

Prazo para guardar documentos

Veja abaixo alguns exemplos de prazo previstos para guardar cada tipo de documento:

Tributário:

Prazo: 5 anos
– Imposto de Renda (IR)
– Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL)
– Programa de Integração Social (PIS)
– Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (Cofins)
– Simples Nacional
– Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamentos
– Livros fiscais e contábeis
– Sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil
– Declarações: DIPJ, DCTF, Dirf
– Declaração de Ajuste Anual – declaração e comprovantes de lançamentos

Trabalhista e Previdenciário:

Prazo: 30 anos
– Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS)
– Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP)
– Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social (GRFC)
Prazo: 10 anos
– Folha de pagamento
– Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários
Prazo: 5 anos
– Contribuição previdenciária (GPS)
– Contribuição sindical (GRCSU)
– Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13º salário e controle de ponto
– Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged)
– Relação Anual de Informações Sociais (Rais)
Prazo: 2 anos
– Termo de rescisão do contrato de trabalho, pedido de demissão e aviso-prévio
Prazo: Indeterminado
– Contrato de Trabalho
– Livro ou ficha de registro de empregado

Guarda de documentos na nuvem

Atualmente, as empresas podem armazenar e encontrar seus documentos com mais facilidade, visto que é possível escanear e organizar os comprovantes em arquivos digitais, seja em mídias físicas – pendrives e HDs externos –, e em plataformas de armazenamento na nuvem.ass

Os livros e os documentos fiscais podem ser armazenados em meio eletrônico, ótico ou equivalente, tendo o mesmo valor probatório do original para fins de prova em procedimentos de fiscalização.

Contudo, é importante que o empresário tenha uma assessoria contábil especializada que assegure a guarda dos arquivos digitais durante um período, mantendo uma cópia de segurança e consultando o entendimento dos fiscos estadual e municipal antes de destruir os documentos físicos.

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O que é, quando e quem pode optar pelo Simples Nacional!

segunda-feira, janeiro 25th, 2021

O Simples Nacional é um regime tributário que une os principais tributos existentes no país, em sua grande maioria, administrados pela Receita Federal (Pis, Cofins, IRPJ, CSLL, INSS), mais o ICMS (de âmbito dos Estados e DF) e o ISS (de âmbito dos municípios). É norteado pela Lei Complementar (LC) 123/2006 e encontra-se em vigor desde 01/07/2007.

Sofreu, desde sua publicação até os dias atuais, algumas importantes modificações. As mais significativas se referem à ampliação de limites e de atividades permitidas no âmbito deste regime em 2018.

Diante do exposto. Elaboramos alguns pontos que podem te ajudar a entender melhor sobre esse regime de tributação.

Quais são os benefícios do Simples Nacional?

Dentre suas principais vantagens, como já menciona a própria nomenclatura, está a relativa simplificação na apuração dos valores.

Essa apuração é de acordo com a receita bruta (faturamento) das empresas nos últimos 12 meses anteriores. Outra vantagem é o recolhimento através de uma única “guia”, o DAS – Documento de Arrecadação do Simples Nacional.

Através deste regime, também se elimina uma série de outras obrigações acessórias. Uma delas é do SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, obrigações que não são exigidas para os optantes do regime de alguns estados. Apesar de ser um regime tributário que facilita a arrecadação de impostos, antes de fazer essa opção, é necessário avaliar a sua alíquota de impostos, de acordo com a atividade, sua faixa de tributação e o anexo em que ela estará inserida.

O que normalmente se recomenda é, se a faixa de tributação ficar muito próxima comparando o Simples com outra opção, ou até se a do Simples ficar uma porcentagem pequena mais alta, ainda pode ser que compense ficar no Simples em função da facilidade que o regime proporciona com relação ao pagamento de impostos. Afinal, o que se poderia eventualmente economizar nesta diferença, acaba se esvaindo na possibilidade de esquecimento de uma das guias de pagamento de outro regime, por exemplo, o que poderia acarretar em uma multa maior do que essa diferença. Além da tranquilidade de não ter que se atentar a tantas datas e guias.

Quem pode optar?

Para poder optar, sua empresa tem que ser uma microempresa (ME) ou uma empresa de pequeno porte (EPP), de acordo com o que está definido na Lei.

Para ser uma ME ou EPP, temos dois tipos de requisitos:

1. Natureza jurídica: sua empresa precisa ser uma Sociedade empresária, Sociedade simples, Empresa individual de responsabilidade limitada ou Empresário individual;

1. Receita bruta: tem que estar dentro do limite máximo anual estabelecido em Lei.

Para a empresa ME, esse limite tem que ser igual ou inferior a R$ 360.000,00 (trezentos e sessenta mil reais).

Para a empresa EPP, a partir de janeiro de 2018, esse limite tem que ser superior a R$ 360.000,00 (trezentos e sessenta mil reais) e igual ou inferior a R$ 4.800.000,00 (quatro milhões e oitocentos mil reais).

Depois de atender esses dois requisitos, você tem que verificar qual será a atividade de sua empresa e se essa atividade é permitida de se enquadrar no Simples Nacional.

ATENÇÃO! CUIDADO

Muita atenção ao definir a atividade de sua empresa, pois é ela que vai ser o parâmetro para o enquadramento nos anexos e suas tabelas. Por exemplo: a atividade desenvolvida é do anexo 5, mas sua empresa – por engano – está legalizada no anexo 3, esse erro vai ser considerado pela RFB como fraude fiscal, sujeita às penalidades da Lei.
Quanto às atividades, o assunto é muito extenso. Basicamente o que você precisa saber é quais atividades não podem em hipótese alguma; e quais atividades podem ou não, dependendo de como a atividade for desenvolvida. Mais uma vez repito: aqui você tem uma visão geral do Simples Nacional. Para ter segurança na sua decisão, você deve buscar um escritório de contabilidade de sua confiança.

Quando optar pelo Simples Nacional?

A opção pelo Simples Nacional se dá na abertura de sua empresa, ou no mês de janeiro de cada ano. Fique atento que essa opção é irrevogável para o exercício em que foi feita. Isto é: você optou, não pode mudar durante todo aquele ano, somente poderá mudar no ano seguinte. Essa é a regra geral. Situações específicas deverão ser analisadas por seu contador.

Quem não pode optar?

Além do que já falamos aqui, as situações abaixo, impedem a opção pelo Simples Nacional.
A empresa:

• Não tenha natureza jurídica de sociedade empresária, sociedade simples, empresa individual de responsabilidade limitada ou empresário individual;

• Tenha auferido, no ano-calendário imediatamente anterior ou no ano calendário em curso, receita bruta no mercado interno superior a R$ 4.800.000,00 ou ao limite adicional de igual valor para exportação de mercadorias e serviços;

• Tenha auferido, no ano-calendário de início de atividade, receita bruta no mercado interno superior ao limite proporcional de R$ 400.000,00 multiplicados pelo número de meses em funcionamento no período, inclusive as frações de meses, ou ao limite adicional de igual valor para exportação de mercadorias e serviços;

• De cujo capital participe outra pessoa jurídica;

• Seja filial, sucursal, agência ou representação, no País, de pessoa jurídica com sede no exterior;

• De cujo capital participe pessoa física que seja inscrita como empresário ou seja sócia de outra empresa que receba tratamento jurídico diferenciado nos termos da Lei Complementar nº 123, de 2006, desde que a receita bruta global ultrapasse o limite de R$ 4.800.000,00;

• Cujo titular ou sócio participe com mais de 10% do capital de outra empresa não beneficiada pela Lei Complementar nº 123, de 2006, desde que a 19 receita bruta global ultrapasse o limite de R$ 4.800.000,00;

• Cujo sócio ou titular seja administrador ou equiparado de outra pessoa jurídica com fins lucrativos, desde que a receita bruta global ultrapasse o limite de R$ 4.800.000,00;

• Constituída sob a forma de cooperativas, salvo as de consumo;

• Participe do capital de outra pessoa jurídica;

• Exerça atividade de banco comercial, de investimentos e de desenvolvimento, de caixa econômica, de sociedade de crédito, financiamento e investimento ou de crédito imobiliário, de corretora ou de distribuidora de títulos, valores mobiliários e câmbio, de empresa de arrendamento mercantil, de seguros privados e de capitalização ou de previdência complementar;

• Seja resultante ou remanescente de cisão ou qualquer outra forma de desmembramento de pessoa jurídica que tenha ocorrido em um dos 5 anos-calendário anteriores;

• Seja constituída sob a forma de sociedade por ações;

• Cujos titulares ou sócios guardem, cumulativamente, com o contratante do serviço, relação de pessoalidade, subordinação e habitualidade;

• Explore atividade de prestação cumulativa e contínua de serviços de assessoria creditícia, gestão de crédito, seleção e riscos, administração de contas a pagar e a receber, gerenciamento de ativos (asset management), compras de direitos creditórios resultantes de vendas mercantis a prazo ou de prestação de serviços (factoring);

• Tenha sócio domiciliado no exterior;

• De cujo capital participe entidade da administração pública, direta ou indireta, federal, estadual ou municipal;

• Possua débito com o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), ou com as Fazendas Públicas Federal, Estadual ou Municipal, cuja exigibilidade não esteja suspensa;

• Preste serviço de transporte intermunicipal e interestadual de passageiros, exceto quando na modalidade fluvial ou quando possuir características de transporte urbano ou metropolitano ou realizar-se sob fretamento contínuo em área metropolitana para o transporte de estudantes ou trabalhadores;

• Seja geradora, transmissora, distribuidora ou comercializadora de energia elétrica;

• Exerça atividade de importação ou fabricação de automóveis e motocicletas;

• Exerça atividade de importação de combustíveis;

• Exerça atividade de produção ou venda no atacado de: cigarros, cigarrilhas, charutos, filtros para cigarros, armas de fogo, munições e pólvoras, explosivos e detonantes, cervejas sem álcool e bebidas alcoólicas (exceto, a partir de 2018, as produzidas ou vendidas no atacado por micro e pequenas cervejarias, micro e pequenas vinícolas, produtores de licores e micro e pequenas destilarias);

• Realize cessão ou locação de mão-de-obra;

• Se dedique ao loteamento e à incorporação de imóveis;

• Realize atividade de locação de imóveis próprios, exceto quando se referir a prestação de serviços tributados pelo ISS;

• Sem inscrição ou com irregularidade em cadastro fiscal federal, municipal ou estadual, quando exigível.

Conclusão

Você que é empresário ou pretende ser um, estude bastante sua atividade, procure um escritório especializado que possa te ajudar e orientar a seguir o melhor caminho. O melhor momento para se planejar um negócio é sempre antes de inicia-lo. Na Aci Contabilidade, planejamos todos os pontos possíveis tributários e fiscais de nossos clientes e assim seguirmos o caminho menos oneroso possível.

Thiago de S. Farias
Contador / Auditor / Consutor tributário

Fonte:
Jornal Contábil
Portal Contábeis
Lei 123/2006
Thomson Reuters