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Fique por dentro do prazo de guarda de documentos

Tempo depende tipo – se é tributário ou trabalhista –, e da norma legal que exige sua exibição, especialmente para fins de fiscalização e cobrança de eventual dívida.

A Guarda de documentos é parte importantíssima da organização de uma empresa.

Conhecer a importância de tal prática e o por que de realizá-la é um diferencial para os empresários.

O processo de armazenamento de documentos, sejam eles tributários ou trabalhistas, garante segurança jurídica para os negócios.

O começo do ano é o período de fechamento do balanço anual e hora de arquivar os documentos do ano anterior. Nessa época, é comum surgirem dúvidas a respeito do prazo de guarda dos documentos de uma empresa.

Esse prazo depende do tipo do documento – se é tributário ou trabalhista –, e da norma legal que exige sua exibição, especialmente para fins de fiscalização e cobrança de eventual dívida.

Mas qual o prazo de guarda dos documentos?

Para as empresas os principais documentos que devem ser guardados são os de origem tributária, trabalhista e fiscal.

Os documentos tributários em geral devem ser guardados por pelo menos 05 anos. Sendo alguns deles:

  • Notas Fiscais (No caso do modelo eletrônico, o XML é que deve ser guardado);
  • Livros Fiscais em geral;
  • Comprovações de Imposto de Renda;
  • Comprovantes de contribuição fiscal como ICMS, PIS e COFINS;
  • Declarações em gerais (DASN, DIRF, etc.)

Contudo, os documentos de ordem trabalhistas têm prazos distintos de acordo com a sua importância:

Benefícios da guarda de documentos

  • Em casos de fiscalizações, rapidamente pode se dar uma resposta com todas as solicitações necessárias. Não tenha dúvida que estará evitando multas desnecessárias para seu negócio.
  • Além da organização e segurança, a guarda de documentos traz bons resultados para os negócios.
  • Para as empresas que optam por terceirizar tal serviço, adquirem economia de espaço físico.
  • E também consulta online a qualquer momento quando quiser saber sobre algum documento específico.
  • Isto também traz diminuição de perdas de documentos e danos caso esteja guardado de forma irregular.
  • Isto tudo traz a segurança de que em qualquer momento que precisar do documento, ele será facilmente localizado.

Organização e gestão bem feitas: segredo do sucesso

  • Dispor de um tempo e investimento para organizar os documentos de sua empresa fará do seu negócio um diferencial.
  • Além disto, garantir ferramentas que facilitem o seu dia a dia te auxiliará para que a guarda de documentos não seja um problema.
  • As empresas contábeis que procuram não ficar pra trás no quesito tecnológico, já dispõem de Backup em nuvem, assim seus clientes não precisam se preocupar quando o assunto é organização de seus documentos.

A exemplo, temos a guarda das XML´s. Uma empresa ao emitir uma Nota Fiscal, deve-se extrair sua XML, que nada mais é que um formato aonde é armazenado os dados da Nota Fiscal Online e a sua validade é garantida por meio de assinatura eletrônica. As empresas tem por OBRIGAÇÃO realizar a guarda dessas XML´s por pelo menos 05 anos.

Na Aci Contabilidade, você não precisa se preocupar com essa questão. O escritório dispõe de sistemas modernos que oferecem de Backup em nuvem com o intuito de ofertar o suporte no mais alto nível. Conte com quem pode te ajudar.

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Fonte: Fenacon

Thiago Farias – CEO Aci Contabilidade

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